Jak zdalnie dostarczać dokumenty do księgowej i nie gubić faktur – wystawianie faktur i elektroniczne archiwum?

Zapisz się na Webinar i sprawdź korzyści niesie za sobą korzystanie z faktur elektronicznych! Czy drukowanie faktur jest jeszcze potrzebne aby dostarczyć je do księgowej. Jak korzystać z wystawiania i obsługi faktur w chmurze – rozwiązanie idealne dla freelancerów, małych i średnich firm. Dużo czasu tracimy na wystawianie, zbieranie, opisywanie faktur a później na ich dostarczaniu do biura księgowego. Obecnie przepisy umożliwiając przesyłanie faktur w formie elektronicznej chociaż nie każda księgowa jest chętna aby przyjmować faktury droga elektroniczną. Ulega to jednak zmianie bo korzyści płynące z elektronicznej obsługi dokumentów niepodważalne. Zdalne i elektroniczna wysyłka do biura księgowego to często oszczędność nie tylko na samej podróży ale również na ich zbieraniu, kopiowaniu, opisywaniu itd.

Okazuje się że wcale nie musimy drukować faktur aby spełniały one normy procedury księgowania. Jest to związane zarówno z samą możliwością technologiczną jak również z obowiązującymi przepisami prawa. Mimo to wciąż wśród wielu przedsiębiorców przywiązanych jest do formy papierowej wcale nie wynika to z obowiązujących przepisów. Największe obawy w tym zakresie mają księgowi którzy cały czas domagają się  formy papierowej w przekazywaniu i przechowywaniu faktur. Na przekór opinii zatwardziałych księgowych zasady dotyczące przechowywania i przesyłania faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r.

Zgodnie z przepisami  Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r., wystawione bądź otrzymane faktury mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jest jednoznaczne z tym, że nie ma obowiązku drukowania faktur elektronicznych. Ponadto zeskanowane faktury papierowe również mogą być przechowywane w formie elektronicznej.  Należy pamiętać że muszą zostać zachowane pewne zasady przechowywania danych.

Są dokumenty które należy drukować i przechowywać w formie papierowej ale ich wykaz jest coraz mniejszy.

Nowe systemy do wystawiania faktur posiadają funkcjonalności pozwalające na zachowanie tych samych procedur jak przy dokumentach papierowych np. w systemie elektronicznym program do jej obsługi daje możliwość pełnego opisu faktury jak również jej powiązania z innymi dokumentami jak np. faktura-zamówienie-umowa. Takie rozwiązania pozwalają na jeszcze lepszą obsługę, dostępności szybkość pracy z fakturami niż jest to możliwe w przypadku faktur papierowych. Nie mówiąc już o sczytywaniu faktur przy pomocy OCR-u i pełnej integracji z programami księgowymi i możliwością pełnej automatyzacji procesów księgowania.

Wymiana innych dokumentów w formie elektronicznej jest również dopuszczalna.

Przepisy jak i technologie pozwalają obecnie na  wymianę elektroniczną innych  dokumentów i to w coraz większym spectrum. Wymiana dokumentów pomiędzy firmami to jeden z podstawowych procesów biznesowych. Codziennie różne przedsiębiorcy wymieniają  nie tylko faktury ale np. umowy, zamówienia, faktur czy inne dokumenty. Coraz częściej odbywa się to za pośrednictwem plików elektronicznych.

Teraz z elektronicznego obiegu dokumentów korzystają również małe i średnie firmy oraz freelancerzy jak również wolne zawody.

Należy zauważyć że głównie ze względu na dostępność cenową jak i technologiczną  to, co było dotychczas zarezerwowane tylko dla największych graczy, teraz dostępne jest także dla małych i średnich przedsiębiorstw. Kiedyś przejście na tego typu rozwiązanie wiązało się dużymi kosztami inwestycyjnymi i kosztami obsługi. Teraz rozwiązania w modelu chmurowym dają zupełnie inne dużo bardziej powszechne możliwości.

Elektroniczny obrót dokumentami i fakturami jest coraz popularniejszy wśród małych firm i freelancerów.

Coraz bardziej popularna praca zdalna jako samozatrudnienie to coraz większe zapotrzebowanie na systemy wspomagające drobnych przedsiębiorców które zapewnią odpowiednie funkcjonalności ale również ich koszt będzie do zaakceptowania.  Również jak rośnie popyt na pracę zdalną to rośnie popyt na oszczędności czasu. Elektroniczny obrót dokumentami i wymiana ich z wieloma partnerami (pracodawcą, księgową, podwykonawcami itp.) daje wymierne korzyści w postaci zaoszczędzonego czasu i pieniędzy. Oczywiście do popularności tego typu technologii dokładają się atrakcyjnie ceny na zakup licencji jak również fakt, że są to rozwiązania chmurowe które zwiększają mobilność zawodową.

Coraz to nowe funkcjonalności skierowane na obsługę faktur i dokumentów sprawiają że programy tego typu dają możliwość stworzenia wirtualnego sekretariatu i znacznie poprawiają organizację pracy oraz obniżają koszty zarządzania dokumentacją firmową.

Tutaj pomaga również legislacja. Przepisy też dążą do zwiększenia popularności rozwiązań cyfrowych i zamiany obrotu papierowych dokumentów na elektroniczne.

Technologie Elektronicznego Obiegu dokumentów wspomagają zawodową mobilność.

Rozwiązania w chmurze czy rozwiązania typu SaaS wspomagają nie tylko pracowników ale również managerów którzy są ciągle w ruchu i chcą jak najwygodniej i najszybciej obsługiwać procesy finansowe i procesy obiegu dokumentów z zachowaniem pełnej kontroli.

Przedsiębiorca nie musi  już jeździć do księgowej aby dostarczyć faktury

Systemy do elektronicznej obsługi faktur dają tutaj znaczące korzyści. Właśnie system EBi24 to system do elektronicznego obiegu dokumentów i wystawiania faktur. Dzięki niemu wszyscy, którzy pracują zdalnie lub mają biuro księgowe na drugim końcu miasta nie muszą martwić się jak i kiedy je przekazać.

System taki jak EBI24 przychodzi z pomocą i daje możliwość wymiany dokumentów w bardzo prosty, szybki i skuteczny sposób na wielu płaszczyznach.

Wdrożenie  i korzystanie z sytemu do elektronicznej obsługi faktur jest szybkie i bardzo proste.

Rozpoczęcie pracy zaczyna się od wprowadzenia danych firmowych i danych kontrahentów i osób współpracujących.  Platformę można obsługiwać z dowolnego miejsca o dowolnym czasie jak również z urządzenia mobilnego.

O tym jak działań system do elektronicznej obsługi faktur i dokumentów w chmurze  będzie można przekonać się już wkrótce podczas webinaru na żywo już 29 listopada br o godz. 16.00 gdzie zaprezentujemy możliwości systemu EBI24 na razie pod katem obsługi faktur.

Dowiedz się w jaki sposób już więcej nie jeździć do księgowej i dostarczać dokumenty na czas!

 

 

 

 

 

 

 

Zainteresowanych zapraszamy – REJESTRACJA http://bit.ly/EBI24_WEBINAR

 

1 thought on “Jak zdalnie dostarczać dokumenty do księgowej i nie gubić faktur – wystawianie faktur i elektroniczne archiwum?”

  1. Elektroniczny obieg dokumentów bardzo jest przydatny kiedy prowadzi się biznes i liczy się każdą minutę swojego czasu. Pomocne, wygodne i daje duże oszczędności. Faktury można wystawiać zazwyczaj z urządzenia mobilnego nawet np. w czasie podróży.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *