Gdy stajesz przed wyzwaniem – organizacja konferencji

W wielu skrzynkach mailowych niemal codziennie pojawiają się zaproszenia na najróżniejsze konferencje. Organizowane są po to, aby osoby z danej branży mogły się spotykać, dyskutować, omawiać rozwiązania problemów, a także poznawać nowości pojawiające się w danej dziedzinie. I choć najczęściej jedna konferencja jest podobna do kolejnej, to warto zorganizować takie wydarzenie, ponieważ niesie ono ze sobą szereg korzyści. Sprawdź, co możesz zyskać jako organizator konferencji i jak przygotować takie wydarzenie.

Dlaczego warto?

Konferencje organizowane są przez firmy, stowarzyszenia branżowe, instytuty naukowo-badawcze i inne organizacje, w których pracują lub działają specjaliści i eksperci z danej dziedziny. Organizują oni spotkania, chcąc przede wszystkim aktywnie budować swój wizerunek jako fachowca, naukowca i eksperta w danej dziedzinie.

To idealny sposób, aby zaprezentować swoje osiągnięcia kolegom z branży i nie tylko. Firmy mają wówczas okazję przedstawić mniej lub bardziej nowatorskie rozwiązania zastosowane w ich produktach. Bardzo często to też miejsce na zaprezentowanie nowej myśli technicznej, prototypowych rozwiązań lub nawet najnowszych zdobyczy naukowych w danej dziedzinie.

Dzięki temu eksperci, specjaliści i konstruktorzy mają okazję budować swój image, co wpływa bezpośrednio na pozytywny wizerunek firm, z którymi są bezpośrednio lub pośrednio związani. Na konferencjach toczy się wiele rozmów i dyskusji, co jest znakomitą okazją do czerpania informacji, wymiany doświadczeń, promowania swoich produktów i usług, a więc mówiąc wprost – do pozyskiwania nowych klientów.

Często niedocenianym efektem konferencji branżowych jest też integracja danego środowiska i podtrzymywanie niezbędnych kontaktów biznesowych. Ani eksperci, ani firmy czy instytuty naukowe nie mogą działać w próżni, muszą mieć kontakt ze swoim środowiskiem.

Różne oblicza konferencji branżowych

Konferencje mogą mieć format wydarzeń naukowych lub biznesowych albo łączących oba te przymiotniki. Uczestnikami tych pierwszych są eksperci i naukowcy z branży wiodącej oraz dziedzin bezpośrednio z nią związanych. Tu przedstawia się i omawia najnowsze osiągnięcia naukowe. Organizowane są panele dyskusyjne, gdzie rozprawia się o wynikach badań i możliwościach implementacji osiągnięć naukowych do zastosowań codziennych.

Z kolei konferencje biznesowe mają na celu osiągnięcie zgoła innych efektów. Tu chodzi przede wszystkim o prezentację nowych produktów i ich zastosowań, co ma na celu pozyskanie nowych klientów lub firm współpracujących. Na tego typu wydarzenia zapraszani są eksperci i liderzy różnych branż. To wówczas nawiązywane są najcenniejsze kontakty biznesowe, co często skutkuje dobrymi kontraktami.

Jak zorganizować dobrą konferencję?

Przygotowanie dobrego wydarzenia nie jest tak proste, jak niektórym się wydawaje. Podstawą jest stworzenie dobrej koncepcji, bo trzeba wyznaczyć cele, które konferencja ma spełnić oraz metody ich osiągania. Dopiero mając jasno sprecyzowane założenia, można przystąpić do opracowania planu całego przedsięwzięcia, który wyznaczy szczegółowe zadania i etapy realizacji celu wraz z terminami ich wykonania.

Dopiero kolejnym punktem przygotowań jest wybór miejsca konferencyjnego i zakwaterowania dla uczestników konferencji. Niezwykle ważne jest zadbanie o wszelkie szczegóły, włącznie ze sprzętem technicznym, sceną, nagłośnieniem i innym wyposażeniem, które będzie niezbędne do prowadzenia wykładów, prezentacji i paneli dyskusyjnych.

Na tym etapie można jednak skorzystać z usług firmy zajmującej się na co dzień organizacją konferencji, takiej jak na przykład www.wyjazdydlafirm.pl. To duże ułatwienie, bo przygotowanie tak poważnego wydarzenia wymaga zwykle doświadczenia w tym zakresie. Dzięki zatrudnieniu podwykonawcy, który na co dzień organizuje takie eventy, można skupić się na merytorycznym przygotowaniu wydarzenia, co z pewnością będzie ogromną korzyścią dla samej konferencji.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *