Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty firmowe?

Co zrobić z dokumentami, które się przedawniły? Część z nich możemy po prostu wyrzucić do kosza. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że niektórych akt nie może spotkać ten los. Powodem są zawarte w nich informacje. Jeśli dotyczą one firmowych kontrahentów, partnerów lub klientów, należy je traktować ze szczególną uwagą.

Administrator danych osobowych, czyli kto?

Na samym początku należy zdać sobie sprawę z obowiązków, jakie spoczywają na administratorze danych osobowych. Zgodnie z treścią art. 4 pkt 7 rozporządzenia RODO, za administratora danych osobowych uznaje się:

  • organ
  • jednostkę organizacyjną
  • podmiot
  • lub jakąkolwiek inną osobę

która decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. W przypadku firm, takim administratorem jest przedsiębiorca. W praktyce oznacza to, że musi zrealizować wszystkie obowiązki, które wynikają z tej roli. Przede wszystkim, gdy takie akta są jeszcze użyteczne (tzn. albo z nich korzystamy, albo zmuszeni jesteśmy prawnie do ich przechowywania), spoczywa na nas obowiązek zapewnienia im odpowiedniej ochrony. Ów obowiązek dotyczy każdego administratora danych osobowych. Po drugie, gdy nadejdzie czas utylizacji, powinniśmy dobrać takie metody niszczenia dokumentów, aby nikt niepowołany nie mógł zapoznać się z ich treścią.

Jakie dokładnie obowiązki spoczywają na administratorze danych osobowych i jak to się wiąże z niszczeniem dokumentów?

Przedsiębiorca powinien:

  • zadbać o to, żeby dane osobowe nie były udostępniane nieupoważnionym osobom (dotyczy to nie tylko osób z zewnątrz, ale również pracowników, nieposiadających wymaganych uprawnień);
  • możliwie jak najbardziej zminimalizować ryzyko związane z wykradzeniem danych;
  • zapewnić zabezpieczenie danych przed ich utratą;
  • zapewnić informacjom ochronę przed ich uszkodzeniem.

Należy pamiętać o tych obowiązkach, bo niektóre z nich bezpośrednio wiążą się również z samym procesem utylizacji dokumentów. Niszczenie danych osobowych powinno bowiem również odbywać się w warunkach, w których nie będzie zachodziło ryzyko ujawnienia informacji oraz ich kradzieży. Jest to dość problematyczne. Przedsiębiorca, o ile zadba o właściwie przechowywanie akt, może czuć, że podlegają one dostatecznej ochronie. Jak jednak zniszczyć te dokumenty, aby ich fragmenty nie wpadły w niepowołane ręce? Z pomocą przychodzą profesjonalne firmy.

Czy niszczenie dokumentów wymaga pomocy z zewnątrz?

Postawione wyżej pytanie to jedno z tych pytań, na które odpowiedzieć można słowami „to zależy”. Od czego? Pierwszą sprawą jest ilość zgromadzonych dokumentów. Jak łatwo się domyślić, im więcej akt zalega w firmie, tym mniej opłacalne jest własnoręczne zniszczenie takich zbiorów. Ważny jest również czynnik czasu. Jeśli przedsiębiorca nie chce przeznaczać czasu swoich pracowników na działania, które nie wpływają bezpośrednio na działalność przedsiębiorstwa, prawdopodobnie zleci ten proces na zewnątrz. Warto wspomnieć również o posiadanym wyposażeniu. W niektórych firmach można się spotkać z niszczarkami o różnorodnych klasach tajności. Różni je głównie szerokość generowanych ścinków. Jeśli firma dysponuje odpowiednim urządzeniem, a dokumentacja przeznaczona do zniszczenia nie jest zbyt obszerna, samodzielne niszczenie akt wcale nie musi okazać się złym pomysłem.

W większości przypadków przedsiębiorstwa dysponują jednak całkiem pokaźną ilością dokumentacji i przeznaczanie czasu na niszczenie nie wchodzi tam w grę. Wtedy zdecydowanie najbardziej opłacalną opcją będzie zatrudnienie zewnętrznego usługodawcy. Jedną z takich firm jest Rhenus, stosujący system bezpiecznych pojemników: https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/. Ta metoda polega na zabezpieczeniu dokumentacji w specjalnych pojemnikach, które chronią akta przed dostępem nieupoważnionych osób. Następnie taka dokumentacja przewożona jest do miejsca utylizacji. Po wykonanej usłudze, przedsiębiorca otrzymuje fakturę oraz oficjalny certyfikat, poświadczający przeprowadzone niszczenie dokumentów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *