Gromadzenie akt to naturalny proces, który nierozerwalnie wiąże się z działalnością firmy. Aby przechowywanie dokumentów zachodziło zgodnie z prawem, przedsiębiorca jest zobowiązany do przestrzegania określonych zasad.
Przechowywanie dokumentów – jak długo przetrzymywać akta?
Planowanie procedur związanych z przechowywaniem dokumentów, zawsze powinno iść w parze z przestrzeganiem aktualnych przepisów. To one wyznaczają bowiem okres przechowywania oraz to, jakie zasady bezpieczeństwa należy wdrożyć.
W firmie znaleźć można różne rodzaje dokumentacji i przedsiębiorca winien znać wymogi związane z każdą z tych kategorii. Najprostszy podział polega na wyróżnieniu:
- dokumentów pracowniczych;
- dokumentów podatkowych;
- dokumentów ZUS.
Dokumenty pracownicze należy przechowywać przez okres 10 lat od wygaśnięcia stosunku pracy. Jeszcze do niedawna okres ten był dużo dłuższy i sięgał aż 50 lat. Z kolei kopie lub oryginały ZUS przechowuje się przeważnie pięć lat od dnia, w którym raporty, dokumentacja korygująca oraz deklaracje rozliczeniowe zostały przekazane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dokumenty podatkowe również przechowuje się przez pięć lat, jednak okres ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego zobowiązania podatkowego.
Procedury pozwalające na bezpieczne przechowywanie dokumentów
Przechowywanie dokumentów RODO uznaje za ich przetwarzanie, co oznacza, że zabezpieczając akta, przedsiębiorca powinien wziąć pod uwagę zapisy ogólnego rozporządzenia o danych osobowych. Konieczne jest zapewnienie dokumentacji takich warunków, żeby nieuprawnione podmioty nie mogły zapoznać się z danymi, przetworzyć informacji dla własnych korzyści lub wprowadzić w ich obrębie zmian. W RODO nie ma zawartych konkretnych wskazówek, precyzujących, jakie dokładnie zabezpieczenia trzeba wdrożyć. Tutaj więc przedsiębiorca ma stosunkowo dużą wolność. Pamiętać musi jednak o tym, że w razie narażenia danych osobowych klientów, kontrahentów, partnerów, czekać go mogą wysokie kary pieniężne.
Rozsądnym krokiem, który pozwoli przestrzegać RODO i uchronić się przed ewentualną odpowiedzialnością finansową, jest precyzyjna analiza ryzyka. Aby ją przeprowadzić, trzeba dokładnie prześledzić procesy, w których używane są dokumenty zawierające dane osobowe, a następnie wyróżnić problematyczne momenty. Za takie punkty uznaje się sytuacje, w których pojawia się największe ryzyko ewentualnego „wycieku” danych.
Bezpieczne przechowywanie dokumentów polega również na umieszczaniu akt w pomieszczeniach, szafach, regałach, do których dostępu nie mają nieupoważnione osoby. Niezbędne jest również zadbanie o to, żeby tylko odpowiednie osoby dysponowały kluczami lub znały kody dostępu. Warto też wdrożyć zestaw dobrych praktyk. Jedną z nich jest niepozostawianie na biurku dokumentacji, gdy pracownik planuje dłuższą przerwę lub kończy swoją zmianę. Dopiero takie kompleksowe podejście do kwestii bezpieczeństwa przynosi najlepsze efekty.
Dlaczego nie warto przechowywać dokumentów w chaotyczny sposób?
Gdy okres przechowywania dokumentów dobiegnie końca, należy zadbać o bezpieczną utylizacją dokumentacji. Aby cały proces przeprowadzić profesjonalnie i zgodnie z prawem, stosuje się m.in. procedurę brakowania dokumentów oraz generuje się oficjalne protokoły zniszczenia. Firmy oferujące przechowywanie akt często wspomagają przedsiębiorstwa również w procesie utylizacji. Na kompleksowości usług nie kończą się jednak zalety związane ze współpracy z profesjonalnym przedsiębiorstwem zajmującym się opieką nad dokumentacją.
Przechowywanie dokumentów winno zachodzić w określony sposób. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że przechowywanie i archiwizacja dokumentów nie są tożsamymi terminami, chociaż obie te usługi oferują profesjonalne placówki. Teoretycznie akta można bowiem przechowywać również w nieuporządkowany, chaotyczny sposób. W praktyce jednak nie jest to opłacalne, bo dopiero odpowiednie uporządkowanie i segregacja jest w stanie zapewnić:
- bezpieczeństwo
Wyraża się ono w tym, że w razie jakiejkolwiek kontroli przedsiębiorca jest w stanie od razu przedstawić konkretny dokument.
- pełne przestrzeganie prawa
Uporządkowane dokumenty pozwalają kontrolować okresy przechowywania, które przedsiębiorca musi respektować pod groźbą kary pieniężnej.
- płynniejsze działanie
Brak przestojów, zagubionych akt, frustracji – archiwizacja pozwala przechowywać dokumenty w sposób, który pozwoli sprawnie funkcjonować firmie.
Korzystanie z usług firm takich, jak np. https://www.ekoakta.pl, pozwala kompleksowo zaopiekować się zgromadzoną dokumentacją. Alternatywą jest samodzielne przechowywanie dokumentów. Działanie na własną rękę opłaci się przedsiębiorstwu, jeśli dysponuje ono odpowiednią przestrzenią oraz zabezpieczeniami. Dla wielu firm wynajmowanie dodatkowych lokali po to, żeby zapewnić aktom przestrzeń, jest zbędną inwestycją. Ale zalety z korzystania z usług zewnętrznej placówki to nie tylko oszczędności, to również wyższe standardy bezpieczeństwa – specjalna infrastruktura oraz szereg logicznych i fizycznych zabezpieczeń.