Profesjonalne przechowywanie dokumentów to bezpieczeństwo i wygoda dla każdej firmy

Każda firma, zgodnie z przepisami prawa, zobowiązana jest przechowywać dokumentację wytworzoną w toku prowadzonej działalności przez ściśle określony okres czasu. Podstawowymi dokumentami, które temu podlegają są akta pracownicze, dokumenty podatkowe i dowody poświadczające opłacanie składek do ZUS. Dokumentację podatkową oraz potwierdzenia wpłaty do ZUS przechowuje się przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, natomiast akta pracownicze należy zachowywać 50 lat po zaprzestaniu przez pracownika stosunku pracy.

Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów, kluczowe znaczenie ma bezpieczeństwo związane z ochroną danych osobowych. Każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą musi dołożyć wszelkich starań w tym zakresie, przechowując dokumentację we własnym przedsiębiorstwie lub powierzając to zadanie firmie zewnętrznej.

Które dokumenty należy obowiązkowo przechowywać?

Stosowne przepisy prawa wskazują jakie, dokumenty podlegają obowiązkowi przechowywania. Należą do nich:

  • księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR)
  • faktury kosztowe i sprzedażowe
  • inne dokumenty kosztowe i potwierdzenia zapłaty, takie jak: wyciągi bankowe, dowody zapłaty, potwierdzenia dokonania przelewu, paragony
  • dokumenty związane z posiadaniem kasy fiskalnej, m.in. kopie paragonów, raporty z kasy fiskalnej, książka serwisowa
  • dokumenty podatkowe (obejmuje to również podatników VAT), a w tym księgi podatkowe oraz dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym
  • dokumenty związane z ewidencją środków trwałych i wyposażeniem, w tym akcesoria biurowe, meble i pojazdy
  • akta pracownicze, w tym umowy z pracownikami i dokumentacja kadrowo-płacowa, obejmująca listy płac, karty wynagrodzeń, umowy cywilnoprawne.

Określone dokumenty spośród wyżej wymienionych, jak księgi rachunkowe, dowody księgowe, czy kopie dokumentów kasowych mogą być przechowywane jedynie w postaci elektronicznej.

Przechowywanie dokumentów i ochrona danych osobowych

Jak już zostało wspomniane, przechowywanie dokumentów musi mieć miejsce ze szczególnym uwzględnieniem ochrony danych osobowych. Wynika to z konkretnych przepisów, które precyzyjnie regulują tę kwestię. Jednym z takich aktów prawnych jest unijne rozporządzenie RODO, które zawiera wytyczne, w jaki sposób należy chronić personalia osób fizycznych. Mowa jest tam m.in. o skrupulatnym pilnowaniu terminów przechowywania papierowych wydruków i bezpiecznym przechowywaniu dokumentów. Zaleca się stosowanie odpowiednich praktyk w postępowaniu z papierową dokumentacją, jak np. zasadę „czystego biurka”, która polega na niepozostawianiu na nim dokumentów z danymi osobowymi.

Warunki do bezpiecznego przechowywania dokumentacji

Z reguły firmy decydują się na przechowywanie dokumentów w swojej siedzibie, aby na bieżąco mieć do nich stały dostęp. Jest to niewątpliwie bardzo praktyczne. Wiąże się z tym jednak obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia zgromadzonej dokumentacji, co wymaga zastosowania konkretnych rozwiązań. Dokumenty należy przechowywać w taki sposób, aby nie trafiły do osób nieupoważnionych. Trzeba je należycie zabezpieczyć, aby nie uległy zniszczeniu lub uszkodzeniu. W tym celu najlepiej wyposażyć biuro w zamykane na klucz lub chronione szyfrem szafy, w których przechowywane będą dokumenty zawierające poufne informacje. Takie umeblowanie musi być wodoszczelne i spełniać standardy przeciwpożarowe.

Profesjonalne  przechowywanie dokumentów przez firmę zewnętrzną

Prawidłowe przechowywanie dokumentów wymaga, jak widać, posiadania specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. W przypadku dużych firm potrzebna jest również spora powierzchnia magazynowa. Dlatego też niektóre przedsiębiorstwa i instytucje zlecają to zadanie profesjonalnym firmom, które specjalizują się w tego rodzaju usługach, jak np. firma Ekoakta. Wówczas na podstawie zawartej umowy odpowiedzialność za przechowywanie dokumentów jest powierzana jednostce zewnętrznej, która spełnia najwyższe standardy jakości i bezpieczeństwa w tej dziedzinie. Dokumenty są przechowywane w certyfikowanym archiwum, wyposażonym w nowoczesny system zarządzania, który gwarantuje przejrzystość i wyklucza jakąkolwiek ingerencję zewnętrzną. W pomieszczeniach archiwalnych zamontowany jest system alarmowy, a cały obiekt jest stale monitorowany z zewnątrz. Do składowania dokumentów wykorzystuje się wysokiej klasy pudła archiwizacyjne, które charakteryzują się dużą trwałością.

Przechowywanie dokumentów odbywa się w halach wysokiego składowania, mieszczących się na terenach niezalewowych. Powyższe warunki gwarantują całkowite bezpieczeństwo powierzonych akt. Na podstawie złożonej dyspozycji właściciel może w dowolnym momencie uzyskać dostęp do swojej dokumentacji, odbierając ją osobiście z archiwum lub otrzymując za pośrednictwem firmy kurierskiej. Dostarczenie ich kurierem w trybie express pozwala na bardzo szybki wgląd do niezbędnych papierów, niwelując różnicę dostępności, jaka przemawia na korzyść przechowywania ich na miejscu. Zlecając przechowywanie dokumentów specjalistycznej firmie, zyskuje się pewność zarządzania nimi w profesjonalny sposób przez cały wymagany do tego okres.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *