Rozmowa rekrutacyjna się skończyła, wracasz do domu i pojawia się pytanie: czy warto jeszcze napisać do pracodawcy? W wielu sytuacjach tak. Krótki, spokojny mail po rozmowie może pokazać zaangażowanie, uporządkować dalszy kontakt i przypomnieć rekruterowi Twoją kandydaturę bez wywierania presji.
Najważniejsze, żeby nie komplikować wiadomości. Dobry mail po rozmowie kwalifikacyjnej nie powinien przypominać drugiego listu motywacyjnego. Wystarczy podziękowanie, krótkie nawiązanie do spotkania i jasny sygnał, że nadal jesteś zainteresowany stanowiskiem.
Czy po rozmowie kwalifikacyjnej trzeba wysyłać maila?
Nie jest to obowiązek.
Brak wiadomości po spotkaniu zwykle nie oznacza, że kandydat przestaje być brany pod uwagę. Rekrutacja opiera się przede wszystkim na doświadczeniu, kompetencjach, przebiegu rozmowy i dopasowaniu do stanowiska.
Mail może jednak pomóc, szczególnie gdy rozmowa przebiegła dobrze i chcesz podkreślić zainteresowanie ofertą.
Najwięcej sensu ma wtedy, gdy:
- rozmowa była bezpośrednia i konkretna,
- otrzymałeś adres osoby prowadzącej rekrutację,
- stanowisko jest dla Ciebie naprawdę interesujące,
- podczas spotkania omawialiście konkretne zadania lub projekty,
- chcesz uzupełnić jedną istotną informację.
Nie trzeba natomiast wysyłać wiadomości tylko dlatego, że „tak wypada”. Lepiej nie napisać nic niż wysłać sztuczne podziękowanie skopiowane z internetu.
Kiedy wysłać maila po rozmowie?
Najbardziej naturalnym terminem jest ten sam dzień albo następny dzień roboczy.
Jeżeli rozmowa odbyła się rano, wiadomość można wysłać po południu. Po późnym spotkaniu spokojnie wystarczy kolejny dzień.
Nie ma potrzeby wysyłania maila pięć minut po wyjściu z biura. Zbyt szybka wiadomość może wyglądać tak, jakby została przygotowana wcześniej i wysłana automatycznie.
Z drugiej strony podziękowanie wysłane tydzień później traci większość swojego sensu.
Jak powinien wyglądać temat wiadomości?
Temat powinien być prosty i pozwalać od razu zrozumieć, czego dotyczy mail.
Można użyć na przykład:
Dziękuję za rozmowę — stanowisko specjalisty ds. sprzedaży
albo:
Rozmowa rekrutacyjna — Jan Kowalski
Jeżeli rekrutacja ma numer albo charakterystyczną nazwę stanowiska, można ją również wykorzystać.
Unikaj tematów w rodzaju:
WAŻNE!!!
Proszę o odpowiedź
Moja kandydatura
Nie pomagają odbiorcy, a mogą brzmieć zbyt naciskająco.
Najprostszy mail po rozmowie ma tylko trzy elementy
Nie trzeba pisać kilku akapitów o swojej karierze.
Dobra wiadomość może składać się z:
- podziękowania za rozmowę,
- krótkiego nawiązania do konkretnego elementu spotkania,
- potwierdzenia zainteresowania stanowiskiem.
To wystarczy.
Przykład:
Dzień dobry Pani Anno,
dziękuję za dzisiejszą rozmowę dotyczącą stanowiska specjalisty ds. marketingu. Szczególnie zainteresowała mnie informacja o planowanej rozbudowie działań contentowych. Po spotkaniu jestem jeszcze bardziej zainteresowany możliwością dołączenia do zespołu.Dziękuję za poświęcony czas i pozostaję do dyspozycji, jeśli potrzebne będą dodatkowe informacje.
Pozdrawiam
Jan Kowalski
Taki mail jest wystarczająco uprzejmy, a jednocześnie nie zabiera odbiorcy dużo czasu.
Dlaczego warto nawiązać do jednej rzeczy z rozmowy?
Ogólne podziękowanie można wysłać do dowolnej firmy.
Zdanie odnoszące się do konkretnego fragmentu spotkania pokazuje, że wiadomość rzeczywiście została napisana po tej rozmowie.
Nie trzeba wymyślać niczego imponującego.
Może to być:
- projekt, o którym opowiadał pracodawca,
- zakres przyszłych obowiązków,
- sposób działania zespołu,
- planowane wdrożenie,
- problem, który osoba zatrudniona na tym stanowisku ma pomagać rozwiązać.
Przykład:
„Szczególnie ciekawa była dla mnie informacja o planowanym wdrożeniu nowego systemu CRM, ponieważ pracowałem wcześniej przy podobnej zmianie.”
Jedno takie zdanie daje więcej niż długi akapit z ogólnymi zapewnieniami o motywacji.
Czy można przypomnieć swoje mocne strony?
Tak, ale bardzo krótko.
Jeżeli podczas rozmowy pojawił się wyraźny punkt wspólny pomiędzy Twoim doświadczeniem a potrzebami firmy, można go przypomnieć.
Przykładowo:
„Po naszej rozmowie widzę, że moje doświadczenie w prowadzeniu kampanii na kilku rynkach może być szczególnie przydatne przy planowanej ekspansji zespołu.”
Nie należy natomiast ponownie streszczać całego CV.
Rekruter właśnie odbył z Tobą rozmowę i prawdopodobnie ma już dokumenty. Mail ma ułatwić kontakt, a nie rozpoczynać rekrutację od początku.
Co napisać, jeśli zapomniałeś powiedzieć czegoś ważnego?
Mail po rozmowie może służyć do krótkiego uzupełnienia informacji.
Załóżmy, że podczas spotkania padło pytanie o konkretny projekt, a dopiero po wyjściu przypomniałeś sobie dobry przykład.
Można napisać:
„Po rozmowie przypomniałem sobie jeszcze projekt, który dobrze odpowiada na pytanie dotyczące pracy z trudnym klientem. W poprzedniej firmie odpowiadałem za…”
Następnie wystarczą dwa–trzy zdania.
Nie warto jednak zamieniać wiadomości w poprawianie każdej odpowiedzi, z której nie jesteś w pełni zadowolony.
Jeżeli po spotkaniu wyślesz pięć dodatkowych argumentów, może to wyglądać tak, jakby rozmowa nie pokazała Twojej kandydatury w wystarczającym stopniu.
Jak napisać maila, gdy naprawdę zależy Ci na stanowisku?
Można to powiedzieć wprost.
Nie trzeba jednak używać bardzo emocjonalnego języka.
Dobrze brzmi:
„Po rozmowie moje zainteresowanie stanowiskiem jeszcze się zwiększyło.”
albo:
„Zakres obowiązków jest bardzo zbliżony do kierunku, w którym chciałbym rozwijać się zawodowo.”
Gorzej:
„Bardzo proszę o danie mi szansy.”
„To praca moich marzeń i zrobię wszystko, żeby ją dostać.”
„Naprawdę potrzebuję tej pracy.”
Rekrutacja dotyczy dopasowania zawodowego. Osobista presja nie pomaga pracodawcy podjąć decyzji.
Czy pisać do rekrutera na „Pan/Pani”, jeśli rozmowa była na „ty”?
Najlepiej utrzymać sposób komunikacji ustalony podczas spotkania.
Jeżeli rozmowa była formalna i rozmówca przedstawiał się jako „Pani Anna Kowalska”, bezpiecznie będzie rozpocząć od:
„Dzień dobry Pani Anno”
albo bardziej formalnie:
„Szanowna Pani”.
Jeżeli podczas spotkania przeszliście na „ty”, nie ma potrzeby wracać w mailu do bardzo oficjalnego stylu.
Wiadomość powinna brzmieć naturalnie w kontekście wcześniejszej rozmowy.
Czego lepiej nie pisać po rozmowie?
Najczęstszy błąd to próba wymuszenia szybkiej decyzji.
W mailu z podziękowaniem lepiej nie pytać od razu:
„Czy dostałem tę pracę?”
„Kiedy dokładnie otrzymam odpowiedź?”
„Czy jestem najlepszym kandydatem?”
Jeżeli podczas rozmowy podano termin decyzji, warto go uszanować.
Nie ma również potrzeby przepraszać za drobne potknięcia.
Zdania typu:
„Przepraszam, że byłem zestresowany”
albo:
„Mam nadzieję, że nie wypadłem źle”
nie poprawiają obrazu kandydata. Często tylko zwracają uwagę na coś, czego rekruter wcześniej nie uznał za problem.
Mail po rozmowie online pisze się tak samo
Spotkanie przez internet nie zmienia podstawowej zasady.
Możesz podziękować za rozmowę, nawiązać do jednego konkretnego tematu i potwierdzić zainteresowanie.
Nie trzeba pisać:
„Dziękuję za rozmowę online”.
Lepiej odnieść się do samego spotkania.
Na przykład:
Dzień dobry Panie Michale,
dziękuję za dzisiejszą rozmowę. Szczególnie ciekawy był dla mnie fragment dotyczący rozwoju zespołu obsługi klienta i planowanego podziału odpowiedzialności. Zakres stanowiska bardzo odpowiada mojemu dotychczasowemu doświadczeniu.Dziękuję za poświęcony czas i czekam na informację o kolejnych etapach rekrutacji.
Pozdrawiam
Marta Nowak
Co zrobić, jeśli rozmowę prowadziły trzy osoby?
Jeżeli masz kontakt do wszystkich, nie trzeba wysyłać trzech prawie identycznych wiadomości.
Najprościej odpowiedzieć osobie, która koordynuje rekrutację, i podziękować również pozostałym uczestnikom spotkania.
Przykład:
„Dziękuję Pani oraz pozostałym osobom z zespołu za dzisiejszą rozmowę.”
Jeżeli jedna z osób była wyraźnie przyszłym przełożonym i masz jej bezpośredni adres, osobna krótka wiadomość również może być naturalna.
Nie warto jednak wyszukiwać prywatnych adresów czy profili tylko po to, aby dodatkowo przypomnieć o swojej kandydaturze.
Czy po rozmowie wysyłać zaproszenie na LinkedIn?
Można, jeśli kontakt zawodowy był naturalny i dana osoba aktywnie korzysta z tego serwisu.
Nie jest to jednak obowiązkowy element rekrutacji.
Jeżeli wysyłasz zaproszenie, nie trzeba w wiadomości ponownie prosić o informację dotyczącą decyzji.
Wystarczy krótkie:
„Dziękuję za dzisiejszą rozmowę. Chętnie pozostanę w kontakcie.”
Mail i zaproszenie nie powinny tworzyć wrażenia, że próbujesz dotrzeć do rekrutera każdym możliwym kanałem.
Co napisać, gdy po rozmowie nie chcesz już tej pracy?
Wtedy również można wysłać krótkiego maila, ale jego celem nie jest podziękowanie i potwierdzenie zainteresowania, tylko uprzejme wycofanie kandydatury.
Przykład:
Dzień dobry,
dziękuję za rozmowę i przedstawienie szczegółów dotyczących stanowiska. Po przemyśleniu zdecydowałem się wycofać swoją kandydaturę z dalszego procesu rekrutacyjnego.Dziękuję za poświęcony czas i życzę powodzenia w dalszej rekrutacji.
Pozdrawiam
Jan Kowalski
Nie trzeba szczegółowo wyjaśniać przyczyn, chyba że sam chcesz to zrobić.
Co zrobić, jeśli pracodawca nie odpowiada?
Tutaj trzeba odróżnić mail z podziękowaniem od maila przypominającego.
Jeżeli pracodawca powiedział podczas rozmowy:
„Wrócimy z decyzją do przyszłego piątku”,
nie ma sensu pisać w środę z pytaniem o wynik.
Jeżeli termin minął i przez kilka dni nie ma żadnej informacji, można wysłać krótkie przypomnienie.
Na przykład:
Dzień dobry Pani Anno,
chciałem zapytać, czy są już dostępne informacje dotyczące dalszego przebiegu rekrutacji na stanowisko specjalisty ds. sprzedaży. Nadal jestem zainteresowany ofertą.Będę wdzięczny za krótką informację, gdy będzie to możliwe.
Pozdrawiam
Jan Kowalski
To wystarczy.
Nie ma potrzeby opisywania, ile dni minęło i jak bardzo brak odpowiedzi utrudnia planowanie.
Jak długo czekać przed przypomnieniem?
Jeżeli pracodawca podał konkretny termin, najlepiej poczekać do jego upływu i pozostawić niewielki margines.
Proces rekrutacyjny może się opóźnić z wielu powodów: choroby osoby decyzyjnej, dodatkowych rozmów, zmian organizacyjnych czy zwykłego problemu ze znalezieniem wspólnego terminu.
Jeżeli żadnego terminu nie podano, rozsądne może być odczekanie kilku dni roboczych, zależnie od etapu rekrutacji.
Na pierwszym etapie proces często trwa dłużej niż przy finalnej rozmowie.
Drugi mail bez odpowiedzi — czy wysyłać trzeci?
Najczęściej nie ma takiej potrzeby.
Jeżeli wysłałeś:
- podziękowanie po rozmowie,
- później jedno uprzejme przypomnienie,
a pracodawca nadal nie odpowiada, kolejne wiadomości rzadko zmieniają sytuację.
Brak informacji ze strony firmy może być frustrujący, ale nie warto uzależniać dalszych poszukiwań od jednej rekrutacji.
Dopóki nie masz podpisanej umowy lub jednoznacznie potwierdzonych warunków zatrudnienia, rozsądnie jest kontynuować rozmowy z innymi pracodawcami.
5 najczęstszych błędów w mailu po rozmowie
1. Zbyt długa wiadomość
Mail nie powinien być drugim listem motywacyjnym. Kilka krótkich akapitów wystarczy.
2. Kopiowanie gotowego szablonu bez zmiany szczegółów
„Dziękuję za inspirującą rozmowę i możliwość poznania dynamicznej organizacji” brzmi sztucznie, jeśli nie odnosi się do niczego konkretnego.
3. Nadmierne komplementowanie firmy
Nie trzeba pisać, że spotkanie było „niesamowitym doświadczeniem”, a firma „absolutnym liderem branży”, jeśli rozmowa tego nie uzasadnia.
4. Wywieranie presji na decyzję
Podziękowanie po rozmowie i pytanie o wynik rekrutacji to dwa różne rodzaje wiadomości.
5. Wysyłanie bez sprawdzenia treści
Literówka w nazwisku rekrutera albo błędna nazwa stanowiska wygląda gorzej właśnie dlatego, że wiadomość jest krótka i łatwa do sprawdzenia.
Trzy gotowe wersje maila po rozmowie
Wersja bardzo krótka
Dzień dobry Pani Anno,
dziękuję za dzisiejszą rozmowę dotyczącą stanowiska specjalisty ds. sprzedaży. Spotkanie pozwoliło mi lepiej poznać zakres obowiązków i utwierdziło mnie w zainteresowaniu ofertą.Dziękuję za poświęcony czas i czekam na informację dotyczącą kolejnych etapów.
Pozdrawiam
Jan Kowalski
Wersja z nawiązaniem do rozmowy
Dzień dobry Panie Tomaszu,
dziękuję za dzisiejsze spotkanie. Szczególnie zainteresował mnie temat rozwoju sprzedaży na rynku niemieckim, ponieważ w poprzedniej pracy odpowiadałem za klientów z tego regionu.Po rozmowie jestem nadal bardzo zainteresowany stanowiskiem i możliwością dołączenia do zespołu.
Pozdrawiam
Anna Nowak
Wersja po finalnym etapie rekrutacji
Dzień dobry Pani Katarzyno,
dziękuję za dzisiejszą rozmowę oraz możliwość poznania szerszego kontekstu stanowiska i zespołu. Szczególnie cenne było dla mnie omówienie celów na pierwsze miesiące pracy.Zakres odpowiedzialności odpowiada kierunkowi, w którym chcę dalej rozwijać swoje doświadczenie, dlatego pozostaję bardzo zainteresowany współpracą.
Dziękuję za poświęcony czas.
Pozdrawiam
Michał Kowalski
Najprostsza zasada: napisz tak, jak mówiłbyś po dobrym spotkaniu
Mail po rozmowie kwalifikacyjnej nie musi być szczególnie oryginalny. Ma być uprzejmy, konkretny i dopasowany do rzeczywistego przebiegu spotkania.
Jeżeli nie wiesz, co napisać, wystarczą trzy zdania: podziękuj, wspomnij jedną konkretną rzecz z rozmowy i potwierdź zainteresowanie stanowiskiem.
To znacznie lepsze niż długa wiadomość pełna formalnych zwrotów i ponownego przekonywania pracodawcy, dlaczego powinien Cię zatrudnić. Dobrze napisany mail nie ma wygrać rekrutacji za kandydata. Ma pozostawić po spotkaniu profesjonalne i uporządkowane wrażenie.
Zobacz także
