W jaki sposób bezpiecznie przechowywać dokumenty? Co zrobić, żeby przestrzegać obowiązującego prawa? Dziś sprawdzamy z czym wiąże się samodzielne przechowywanie akt oraz jak na ten proces wpływa pomoc profesjonalnych usługodawców.
Przechowywanie dokumentów Wrocław – o co trzeba zadbać, przechowując akta we własnej siedzibie
Bezpieczne przechowywanie dokumentów księgowych i innych akt należy właściwie zaplanować. Przede wszystkim należy zatroszczyć się o to, żeby
- akta były zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem
To, jaką technologię zastosować, zależy od potrzeb konkretnej firmy. Większość przedsiębiorstw dba o to, żeby szafy z dokumentami były zamykane, a dostęp do nich miały tylko określone osoby. Sposoby zabezpieczenia mogą być różne – czasem jest to zamknięcie na klucz, innym razem na kod. Oprócz tego warto zastosować systemy alarmowe. Niestety to dużo bardziej kosztowne przedsięwzięcie. - właściwą organizację akt
Profesjonalne przechowywanie dokumentów firmowych to nie tylko ich zabezpieczenie. Aby zbiory były rzeczywiście funkcjonalne, trzeba je odpowiednio uporządkować. Samodzielne przeprowadzenie archiwizacji jest czasochłonnym i angażującym zajęciem. Dodatkowo trzeba mieć odpowiednią wiedzę o uniwersalnych zasadach, stosowanych w archiwistyce. - przechowywanie dokumentów firmowych odbywało się w pomieszczeniach o odpowiedniej temperaturze i wilgotności
Papier jest mocno podatny na zniszczenia, przebarwienia itp. Jeśli zależy nam na tym, żeby przechowywanie dokumentacji było naprawdę bezpieczne, należy zatroszczyć się również o tę kwestię.
Przechowywanie dokumentów dla klientów z województwa dolnośląskiego – profesjonalna pomoc
Podmioty z Wrocławia oraz z innych miast województwa dolnośląskiego mają możliwość skorzystania ze specjalistycznej pomocy. Profesjonalne przechowywanie dokumentów proponuje m.in. firma Destroy. Jeśli zdecydujemy się nawiązać współpracę z takimi podmiotami, z naszych barków zabrany zostanie duży ciężar odpowiedzialności. Przede wszystkim – strach o niedostateczne zabezpieczenia. Większość firm nie jest w stanie zainwestować w najnowocześniejsze technologie, żeby zabezpieczyć przechowywane akta. Z kolei profesjonaliści nimi dysponują. W efekcie możemy cieszyć się komfortem psychicznym i pewnością, że z naszą dokumentacją nie stanie się nic złego.
Należy wspomnieć jeszcze o jednej kwestii. Przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO powinno być priorytetem dla każdego przedsiębiorstwa. Jeśli dojdzie do wycieku danych, firma może zostać obciążona wysoką grzywną. Inną negatywną konsekwencją będzie utrata zaufania ze strony naszych klientów.
Nowoczesne przechowywanie dokumentów to niezwykle nowoczesna i komfortowa usługa. Klienci nie tracą dostępu do swoich akt i mogą korzystać z nich w wygodny sposób. Oprócz tego mogą zaoszczędzić miejsce w firmie oraz sprawnie skorzystać z innych dostępnych usług: utylizacji, archiwizacji, digitalizacji itp
Źródło: Destroy.pl