Konferencje są niezwykle popularne w świecie biznesu i nie tylko. To doskonała okazja, by spotkać autorytety w danej dziedzinie, wysłuchać ciekawych wykładów, wymienić opinie na temat jakiegoś zagadnienia, a także zdobyć wiedzę. Miejsce na taką konferencję nie powinno być przypadkowe. Wagę i rangę wydarzenia podkreśla niebanalna lokalizacja spotkania. Jak i gdzie zorganizować konferencję? Podpowiadamy w niniejszym artykule.

Gdzie zorganizować wyjątkową konferencję?

Dobrze zorganizowana konferencja powinna pozostawić niezapomniane wrażenia. To dlatego warto zdecydować się na lokalizację, której atutem jest zapierające dech w piersiach otoczenie. Uczestnicy konferencji chętnie korzystają z lokalnych atrakcji podczas przerw w prelekcjach. Warto zatem zdecydować się na miejsce, które nie będzie całkowicie odcięte od świata, lecz umiejscowione w atrakcyjnym turystycznie regionie.

Ważne, by było to miejsce, które zapewni uczestnikom maksimum komfortu. Sprawdzi się więc hotel z zapleczem gastronomicznym i noclegowym.

Zakopane – warto zorganizować idealną konferencję właśnie tutaj

Biorąc powyższe pod uwagę, można śmiało stwierdzić, że idealnym miejscem jest Zakopane (https://www.salebiznesowe.pl/miasto/konferencje-zakopane). Malownicze widoki zachęcają, by odwiedzić to miejsce. Nietrudno się też domyślić, że – jako kurort górski – Zakopane dysponuje licznymi obiektami, które są świetnie przystosowane do organizacji konferencji.

Bez wątpienia ważną cechą centrum konferencyjnego jest możliwość przesuwania ścian i dostosowania przestrzeni do potrzeb organizatora, ale także klimatyzowane sale konferencyjne, sprzęt audiowizualny na wyposażeniu, dobrej jakości catering i obsługa personelu.

Organizacja konferencji krok po kroku

Organizacja spotkań biznesowych wymaga opracowania koncepcji. Jest to pierwszy krok w procesie organizacji konferencji. Należy oszacować liczbę uczestników konferencji, wybrać obiekt konferencyjny, pomyśleć o wszelkich szczegółach logistycznych, wyszczególnić tematykę eventu, a co za tym idzie – wybrać i odpowiednio wcześnie powiadomić prelegentów. Pamiętaj przy tym, że powinieneś zapewnić uczestnikom zakwaterowanie, ale w razie konieczności także transport oraz oczywiście wyżywienie. Niezbędne są przerwy kawowe, przekąski, dostęp do wody.

Ważne jest ustalenie terminów i harmonogramu wydarzenia. Potem należy przygotować materiały informacyjne i zaproszenia na event. Najlepiej opracować szczegółowy plan, który będzie obejmował wszelkie kwestie związane z konferencją. Trzeba też mieć w zanadrzu plan B; w razie gdyby pojawiły się jakieś trudności. Kolejnym krokiem jest wybór lokalizacji. Jeśli wiemy, ilu spodziewamy się gości, możemy zacząć szukać odpowiedniego miejsca. Najlepiej decydować się na centra konferencyjne, które mają doświadczenie we współpracy z organizatorami konferencji. Mogą oni nawet podpowiedzieć kilka sensownych rozwiązań, jak również mają odpowiednie zaplecze i najczęściej też sprzęt.

Źródło zdjęcia: pexels.com Licencja: https://www.pexels.com/photo-license/